¿Sabías que la digitalización eleva un 25% el rendimiento de las empresas, según datos recientes de Telefónica? Como parte de esta transformación, cada vez más negocios deciden implementar softwares de administración de equipos y proyectos, como Trello, Hubspot o Monday.com. Estas y otras herramientas demuestran ser cruciales a la hora de aplicar los principios de la gestión ágil de proyectos, una metodología perfecta para cualquier empresa que desee aumentar su productividad, con independencia de su tamaño, producto o target.

El denominado Agile Project Management o gestión ágil de proyectos se basa en la segmentación de la carga laboral, la búsqueda de feedback constante y la validación del progreso como garantía del éxito general del proyecto. Por novedoso que pueda parecer, se originó en el año 2000, de la mano de un grupo de desarrolladores de software que establecieron sus fundamentos en el ‘Manifesto for Agile Software Development’.

En la metodología agile, el ciclo vital de cada proyecto transita por cinco fases diferentes, a saber: el concepto o visualización, la especulación, la exploración, la adaptación y el cierre o terminación. Uno de sus pilares esenciales son los sprints. Estos se definen como cada una de las sesiones en que se divide el proyecto. Su duración es relativa y puede abarcar días, semanas o meses, dependiendo de la envergadura del producto o servicio a desarrollar.

Este enfoque presenta diversos beneficios, como la limitación del riesgo a asumir gracias al despiece del encargo en segmentos más pequeños y manejables. Para comprenderlo, basta pensar en un reloj manual; si la corona, el muelle y el volante de inercia fueron producidos a la vez y el mecanismo finalmente no hace tictac, ¿qué está fallando?, ¿dónde está el problema? No sería difícil precisarlo de haber testado estos componentes por separado, ¿verdad?

Otra ventaja de la metodología agile en empresas es el control y mejora de la calidad. Con cada sprint se completa una parte del proyecto, y esta es más fácil y rápida de optimizar que el conjunto de todas las partes. Así, perfeccionar el resto de elementos y ajustarlo a unos estándares de producción predefinidos no supondrá una pérdida de tiempo significativa.

Cómo implementar la gestión ágil de proyectos

Para prosperar con la rapidez y eficacia deseadas, cualquier proyecto agile depende de las nuevas tecnologías y se beneficia, en particular, de los últimos avances en sincronización de datos y computación en la nube. Existe un mercado de softwares y aplicaciones web orientadas a la administración de equipos de trabajo. Destacan Hubspot, Favro, Nutcache, Teamwork, Wrike, Monday.com, Trello y otras herramientas de gestión de proyectos.

Tres son las metodologías agile para proyectos que pueden utilizarse. En primer lugar, Scrum es un sistema recomendado cuando se trabaja con fechas de entrega específicas. Sus sprints están diseñados para evitar posibles retrasos; tanto es así que no permite la adición de tareas extra.

Además, los proyectos gestionados con la metodología Scrum se caracterizan por la presencia de un líder, el scrum master, responsable de organizar las tareas y de proporcionar indicaciones claras y precisas al resto del equipo.

En segundo lugar, la metodología Kanban involucra una serie de procesos y enfoques —limitación de tareas en marcha, implementación de mejoras colaborativas, etcétera— con una herramienta novedosa: el tablero de Kanban. Este panel informativo ayuda a los trabajadores a visualizar el proyecto, intercambiar datos y opiniones y organizar los flujos de trabajo.

Un punto intermedio entre ambas metodologías es lo que propone Scrumban. Esta fusión entre las pautas y procedimientos del Scrum y del Kanban está indicada para maximizar la obtención de resultados y la calidad de los mismos. Es una metodología útil para tareas cuyas condiciones sufran continuas modificaciones y para proyectos que entrañen una mayor dificultad.