Eliminar correos del servidor periódicamente

Opciones de configuración del gestor de correos

Al configurar una cuenta en un gestor de correos como Outlook, Thunderbird, Mac Mail… encontraremos generalmente tres opciones:

Mantener una copia de los correos en el servidor. Esto significa que el gestor descargará los correos en nuestro equipo pero mantendrá una copia en el servidor.
Eliminar los correos al descargar. Cuanto los correos son descargados a nuestro equipo se eliminan del servidor.
Eliminar los correos pasados x días. En este caso los correos ya descargados a nuestro equipo se conservan durante unos días en el servidor y luego son eliminados.

Conservar correos permanentemente

Mantener una copia permanente de todos los correos en el servidor tiene dos grandes inconvenientes:

Rendimiento: Cada vez que el gestor se conecta con el servidor, tiene que revisar todos los correos almacenados para detectar cuales debe descargar, lo cual hace que el proceso sea más lento y que se consuman innecesariamente los recursos del servidor.
Capacidad: Cada cuenta de correo suele tener asignado un tamaño máximo indiviual, y en su conjunto están limitadas por el espacio total de almacenamiento del alojamiento, para archivos del sitio web, bases de datos, cuentas de correo, registros... Si los correos no se borran nunca pueden llegar a alcanzar estos límites, afectando al servicio de correo e incluso a otros servicios web.

Eliminar correos tras descargarlos

Si los correos se borran justo después de ser descargados, ya no podremos consultarlos desde desde webmail si necesitamos acceder desde otro equipo, ni podremos recuperar correos que el gestor haya descargado incompletos o que hayamos eliminado por error.

Conservar correos durante unos días

Nuestra recomendación es configurar el gestor de correos para que elimine los mensajes en torno a 1 semana después de ser descargados.
De este modo:

Evitaremos que se vayan acumulando correos en la cuenta y mantendremos optimizado el espacio de alojamiento web.
Podremos consultar los últimos correos desde webmail desde cualquier lugar, o recuperar correos recientes hayamos eliminado por error de nuestro gestor de correos.

Cómo configurar la eliminación periódica de correos

Outlook 2007

Outlook >> Herramientas >> Configuración de la cuenta
Correo electrónico >> Seleccionar correo a editar >> Cambiar

Más configuraciones
Avanzadas >> Entrega >> Dejar una copia de los mensajes en el servidor >> Quitar del servidor después de ... >> Aceptar y guardar cambios.